Google Workspace導入ガイド

20名前後の小規模チーム向け・比較と失敗しない運用設計

はじめに

Google Workspace（旧 G Suite）は、

「Googleの法人向けサービス」という認識はあっても、

• 自社規模（20名前後）に本当に合うのか
• Microsoft 365 以外に検討すべき選択肢はあるのか
• 導入後、現場でちゃんと使われるのか

といった点が見えづらく、導入判断を先送りにされがちです。

特に20名前後の小規模チームでは、

• ツールを増やしすぎると管理が回らない
• ルールを厳しくすると誰も使わなくなる
• 属人化を防ぎたいが、運用設計に時間をかけられない

という現実的な制約があります。

本記事では、20名前後のチーム規模を前提に、

• Google Workspaceの位置づけ
• 他サービスとの現実的な比較
• 導入判断の考え方
• 導入後に失敗しにくい運用ルール

を、「導入を決めるために必要な粒度」で整理します。

Google Workspaceの位置づけ

Google Workspaceは「業務を回すための基盤サービス」

Google Workspaceは、単なる

• メール
• 文書作成
• ファイル共有

の集合体ではありません。

根底にある設計思想は、

• 情報は一か所に集める
• 複数人で同時に扱う
• 未完成の状態から共有する
• 履歴を残しながら更新し続ける

というチーム作業前提の考え方です。

20名前後のチームでは、

• 誰が最新を持っているか分からない
• 確認待ちで仕事が止まる
• ファイルを探す時間が無駄になる

といった問題が表面化しやすく、この思想に合うかどうかが導入後の満足度を大きく左右します。

導入判断の目安（20名前後のチーム向け）

Google Workspaceが向いているケース

次の項目に多く当てはまる場合、Google Workspaceは有力な選択肢です。

• メンバー数が10〜30名程度
• ファイル管理が個人PCやローカルに散らばっている
• メール・資料・チャットが分断されている
• 完成度よりスピードを重視したい
• 途中でも共有して進めたい文化を作りたい

Microsoft 365を軸に検討した方がよいケース

一方で、次のような場合は Microsoft 365 を中心に検討した方が安全です。

• Excelの高度な帳票・マクロが業務の中心
• 社外提出用の完成度の高い資料が最優先
• 既存のOffice資産を多く抱えている

どちらが優れているかではなく、業務の性質に合っているかが判断基準になります。

比較されやすいサービス（365以外も含めて）

20名前後のチームで、実際によく比較対象になるサービスを整理します。

Microsoft 365

最も王道の比較対象です。

向いているケース

• Excel・Wordの高度な機能が必須
• 既存のOffice資産が多い
• 社外提出用の帳票・資料が中心

20名前後チームでの注意点

• 同時編集やレビューの軽快さはWorkspaceに劣る
• ファイル管理が個人フォルダに寄りやすい

Notion

小規模チームで急速に利用が広がっているサービスです。

特徴

• 情報をデータベースとして整理できる
• Wiki・タスク管理・議事録を一体化できる

20名前後チームでの注意点

• 文章執筆の快適さはGoogleドキュメントに劣る
• 日常業務の流れを作るには設計コストが高め

NotionはWorkspaceの代替というより、補完ツールとして併用されるケースが多いのが実情です。

Dropbox + Paper

Dropboxをすでに利用している企業で検討されやすい構成です。

特徴

• ファイル管理に強い
• Paperで簡易的なドキュメント作成が可能

注意点

• ドキュメント機能は限定的
• 業務全体の基盤としては役割が限定される

Slack + 各種外部ツール

統合サービスではなく、複数ツールを組み合わせる運用です。

注意点

• 情報が分散しやすい
• 管理・権限設計の手間が増える
• 20名前後ではオーバースペックになりやすい

比較まとめ（20名前後チーム視点）

導入後に効いてくるGoogle Workspaceの考え方

ファイルは「個人のもの」ではなく「チームの資産」

20名前後のチームでは、一時的な個人管理がそのまま属人化につながります。

最初から共有ドライブに置き、権限で制御する運用を前提にすることが重要です。

未完成でも共有する前提で使う

Google Workspaceの最大の強みは、途中経過を前提にした共同作業です。

• 構成案
• 下書き
• メモ段階

から共有することで、確認待ちや手戻りを大幅に減らせます。

よくある失敗パターン（20名前後チーム）

導入後、次の失敗は非常に起こりやすいです。

• フォルダを作りすぎて全体像が分からない
• 共有したつもりで権限が閉じている
• コメントを使わず、口頭やチャットで修正指示を出す

これらはツールの問題ではなく、運用を揃えていないことが原因です。

小規模チーム（20名前後）向けおすすめ運用ルール例

フォルダ構成はシンプルに

原則は3階層以内にします。

• 共有ドライブ
  • プロジェクト名
    • 年度 / フェーズ

ファイル名の最低限ルール

• 日付（YYYYMMDD）
• 内容
• 状態（下書き／レビュー中／確定）

状態と次アクションを冒頭に明記

【状態】レビュー中
【次アクション】〇〇さん確認

コメントは「会話」として使う

修正指示だけでなく、

• 判断理由
• 迷っている点

を残すことで、後から見た人にも文脈が伝わります。

暗黙ルールを最小限、言語化する

• 最終判断者は誰か
• 勝手に削除しない
• 修正はコメント経由

この3点だけでも、混乱は大きく減ります。

まとめ

Google Workspaceは、正しく使えば便利なツールではありません。

使い方を揃えたチームほど強くなる基盤サービスです。

20名前後のチームでは、

• 共有前提
• 未完成OK
• ルールは最小限

この考え方を押さえるだけで、仕事のスピードと透明性は大きく変わります。

スピードと共有を重視するチームにとって、Google Workspaceは非常に相性の良い選択肢です。